Информационно-справочная документация в делопроизводстве (курсовая)


Содержание

Введение    3
Часть 1. Информационно-справочные документы    5
1.1. Понятие информационно-справочной документации    5
1.2. Составление и оформление записок    6
1.2.1. Докладная записка    6
1.2.2.Служебная записка    8
1.2.3. Объяснительная записка    9
1.3.  Составление и оформление различных информационно-справочных документов    9
1.3.1. Предложение, представление, заявление и служебное письмо    9
1.3.2. Документы-сообщения, протоколы и акты    13
1.3.3. Справки, заключение, перечни и списки    23
Часть 2. Комплект документов при создании ООО фирма «Инструмент-Н»    26
2.1. Титульный лист Устава    26
2.2. Выписка из Устава ООО фирма «Инструмент-Н»    27
2.3. Заявление о государственной регистрации юридического лица при создании    28
2.4. Сведения об учредителях (участниках) -  юридических лицах    29
2.5. Общий бланк    30
2.6. Бланк письма    31
2.7. Структура и штатная численность организации    32
2.8. Штатное расписание    33
2.9. Номенклатура дел    35
2.10. Приказ по основной деятельности    36
2.11. Письмо-заявка    37
Заключение    38
Список использованной литературы    40

 

Введение

 

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам [8, c.31].

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы [9, c.137].

Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек — три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб. Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Целью работы является изучение роли информационно-справочной документации в делопроизводстве организации.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

- изучить понятие и сущность информационно-справочной документации;

- сформировать комплект документов при создании ООО фирма «Инструмент-Н».

 

Часть 1. Информационно-справочные документы

1.1. Понятие информационно-справочной документации

 

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень [8, c.32].

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма,  факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь. Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы [4, c.121].

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

 

1.2. Составление и оформление записок

1.2.1. Докладная записка

 

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя —

Заказать курсовую