Автоматизация учета материального снабжения предприятия (диплом: программа (БД в Access) и пояснительная записка)


СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ    3
1. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПК «МЕДВЕДЕВСКАЯ ПМК»    6
1.1. История создания и общая характеристика ПК «Медведевская ПМК»    6
1.2. Анализ основных показателей хозяйственной деятельности    13
1.3. Анализ системы материального учета на предприятии    21
1.4. Экономическая сущность задачи    31
1.5. Обоснование необходимости автоматизированного решения задачи создания системы материального учета на предприятии    35
2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНОГО СНАБЖЕНИЯ В ПК «МЕДВЕДЕВСКАЯ ПМК»    39
2.1. Постановка задачи    39
2.2. Выбор технологии реализации автоматизированного решения задачи    40
2.3. Обоснование проектного решения    49
2.3.1. Информационное обеспечение    49
2.3.2. Программное обеспечение    56
2.3.3. Математическое обеспечение задачи    64
2.4. Сценарий диалога пользователя и описание процесса работы с программой    69
3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА    75
3.1. Обоснование методики расчета экономической эффективности    75
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта    86
ЗАКЛЮЧЕНИЕ    94
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ    96
ПРИЛОЖЕНИЯ    99

 

Введение

 

В середине 60-х годов прошлого века в Марийской республике в силу различных обстоятельств получили бурное развитие предприятия строительной отрасли. Одному из них – ПМК ПСО «Марагрострой» требовались для расширения своего производства новые производственные мощности, и в особенности дополнительные трудовые ресурсы, которых было недостаточно в г. Йошкар-Оле. С целью предотвращения оттока трудовых ресурсов из сельской местности в город, более полного использования кадров аграрного сектора в зимний период и для одновременного выполнения задач расширения производства предприятий строительного комплекса было принято государственное решение о создании отдельных предприятий в крупных поселках и некоторых районных центрах республики..

Одним из таких мест строительства был выбран п. Медведево Медведевского района. Здесь 12 апреля 1968 г. была введена в строй база строительной организации Арендной ПМК ПСО «Марагрострой». Статус самостоятельного предприятия в составе производственного объединения «Марагрострой» ПМК стало носить с 14 февраля 1971 г. Работы, выполняемые организацией, использовались во всем секторе аграрного и гражданского строительства, где требовались специальные механизмы и техника. Арендная ПМК ПСО «Марагростроя» была государственной организацией. Она принадлежала Минсельхозу СССР. В 1988 г. в связи с принятым  государственным курсом на расширенное строительство гражданского жилья, предприятие также сделало акцент на данном направлении. За годы плановой экономики на предприятии была создана достаточно развитая производственная и социально-бытовая структура.

Наряду с производственными объектами был построен микрорайон с благоустроенным жильем и объектами социально-бытовой  сферы. Переход экономики на рыночный путь развития резко подорвал экономику предприятий строительного комплекса. Бывшее ранее одной из приоритетных отраслей, строительство в наибольшей мере испытало на себе результаты кризиса экономики в переходный период.  Ориентированные на производство крупных строительных работ и не получающие заказов данные предприятия не могли быстро преобразоваться и вписаться в новые рыночные условия, сохранить прежние объемы. Из-за кризиса всей экономики резко и повсеместно сократились объемы производства. Находясь из-за отсутствия заказов в плачевном состоянии Медведевская  ПМК ПСО «Марагрострой» в начале 1997 г. была приватизирована работниками и преобразована в производственный кооператив «Медведевская ПМК». Смена руководства дала новый импульс развитию предприятия.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач. Эти идеи нашли свое воплощение в  системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

В настоящее время в большинстве организаций и учреждений нашей страны обработка и хранение информации происходит вручную, что приводит к большим затратам времени и дополнительным расходам. ПК «Медведевская ПМК» планирует постепенную автоматизацию учета всех сфер своей деятельности, в том числе учета материального снабжения. Поэтому тема данной работы - проектирование информационной системы для автоматизации учета материального снабжения, является актуальной.

Целью данной работы является разработка информационной системы с использованием СУБД для автоматизации учета материального снабжения. Для достижения поставленной цели в работе используется СУБД Microsoft Access. Выбор СУБД обусловлен тем, что программный комплекс Access входит в пакет Microsoft Office и, таким образом, установлен практически на каждом компьютере под управлением ОС Windows.

В рамках данной работы были поставлены следующие задачи:

-  дать технико-экономическую характеристику ПК «Медведевская ПМК»;

- спроектировать информационную систему для автоматизации учета материального снабжения ПК «Медведевская ПМК»;

- реализовать информационную систему в СУБД Microsoft Access.

 

1.3. Анализ системы материального учета на предприятии

 

Рассмотрим стандартную схему учета материалов на предприятиях. Документирование поступления материалов зависит от источников их получения - от поставщиков, от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет, от своего производства (отходы), от оприходования излишков, выявленных инвентаризацией. На все материалы, поступающие со стороны, на складе предприятия составляется приходный ордер. В том случае, когда количество и качество поступивших материалов соответствует данным, указанных в документах поставщика, приемку разрешается оформлять штампом (с реквизитами приходного ордера) на документах сопровождения поставщика. При выявлении расхождений данных счета поставщика и фактически поступивших материалов составляется акт о приемке материалов. При составлении акта должны участвовать представитель поставщика, его доверенное лицо или представитель сторонней организации (эксперт). Без этого возможные претензии к поставщику не принимаются. Материалы, поступающие от своих цехов, оформляются накладными на внутреннее перемещение. Во всех приходных документах указывается, от кого поступил материал, на какой склад, номенклатурный номер, наименование, количество, цена, сумма поступивших материалов, кто сдал и кто принял, дата и номер документа.

Со склада материалы отпускаются в производство на изготовление продукции, в переработку на другие предприятия, для реализации на сторону, для безвозмездной передачи другим предприятиям, для внутреннего перемещения на другие склады. Основным видом расхода материалов является отпуск на производство продукции. Отпуск материалов систематического потребителя оформляется лимитно-заборными картами. Они выписываются отделом снабжения на один или несколько наименований материалов, используемых на производство одного вида продукции с одного склада. Лимитная карта выписывается на 10-15 дней или месяц в двух экземплярах (первый хранится на складе, второй - в цехе-получателе). При получении материала представитель цеха расписывается в карте склада, а кладовщик - в карте цеха, что подтверждает отпуск и контроль.

Материалы, потребляемые нерегулярно, оформляется требованиями. Требованиями также оформляется отпуск материалов на замену, а также сверхлимитный отпуск. Отпуск материалов на сторону оформляется накладной или приказом-накладной. При вывозе автотранспортом материалов составляется товарно-транспортная накладная типовой формы. В расходных документах указывается номенклатурный номер, номер склада материалов, через кого отпущен материал, на какие цели (вид продукции, статья затрат), цех-получатель, количество (затребовано и отпущено).

На складе ведется количественный сортовой учет материалов. Для этого бухгалтерия открывает карточку складского учета на каждый номенклатурный номер материала. Карточки регистрируется в специальном реестре. В карточке указываются номер склада, место хранения, характеристики материала, нормы запаса и данные о движении материалов. По окончании месяца кладовщик переносит остатки из карточек в ведомость остатков материалов на складе. Бухгалтер материального отдела бухгалтерии регулярно проверяет правильность записей в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью в последней графе карточки. Одновременно кладовщик сдает, а бухгалтер принимает приходно-расходные документы на материалы, составляются реестры по каждому складу. По данным реестров и приложенных к ним первичных документов бухгалтерия составляет накопительные ведомости по приходу и расходу материала за месяц.

Рассмотрим принципы учета заготовления и приобретения материалов. Для учета материалов предусмотрены 3 счета: 10 "Материалы",15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"; 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". Предприятия могут вести учет материалов с применением и без применения счетов 15 и 16.

Первый вариант (с применение 15 и 16 счетов). В условиях рыночной экономики предприятия приобретают материалы на товарных биржах, на основе прямых связей с поставщиками. На основании торговых сделок и договоров поставщики отгружают материалы покупателю и выписывают ему счет-фактуру, сертификаты на качество, платежное требование-поручение, документы по отгрузке. В счет-фактуру поставщика включаются стоимость материалов по покупной цене, транспортные расходы, сумма НДС.

Документы поставщика поступают в отдел снабжения предприятия, где регистрируются в журнале поступающих грузов, проверяется соблюдение условий поставки и принимается решение об оплате или отказе от оплаты. В случае предварительной оплаты (выданного аванса) материалы оплачиваются покупателем до отгрузки их поставщикам. Транспортные документы передаются экспедитору для получения груза, а счета-фактуры и платежные документы - бухгалтерии и складу для приемки ценностей.

При учете материалов по учетным ценам на всю сумму акцептованных счетов делаются следующие проводки:

- Д 15 - К 60 - фактическая стоимость материалов, транспортных расходов;

- Д 19.3 - К 60 - НДС, уплаченный поставщику.

- Д 76.2 - К 60 - стоимость недостач, установленных при приемке материалов на складе и прочие фактические затраты.

По окончании месяца поступившие материалы оцениваются по учетным ценам и отражаются проводкой Д 10 - К 15 - учетные цены. Если материалы поступили от подотчетных лиц, то может кредитоваться 71 счет. Также в конце месяца путем сопоставления оборотов по дебету (фактическая себестоимость) и по кредиту (стоимость по учетным ценам) счета 15 определяются отклонения фактической себестоимости от стоимости материалов по учетным ценам (экономия или перерасход). Выявленные отклонения списывают на счет 16 (экономия - по кредиту, перерасход - по дебету). Счет 15 может иметь остаток на конец месяца - стоимость материалов, которые приняты к учету, но не поступившие на склад (материалы в пути).

На практике материалы могут поступать на предприятие раньше, чем поступит счет-фактура. Такие поставки считаются неотфактурованными. Поступившие материалы оцениваются по условным ценам, оформляются актом и приходуются Д 15 - К 60. После получения счета-фактуры эта запись сторнируется (повторяется красным цветом) и делается проводка на указанную в счете сумму.

Второй вариант (без применения счетов 15 и 16). Приобретение материалов оформляется проводками Д 10 - К 60, 71, 76 - сумма покупной стоимости; Д 19- К 60, 71, 76 - НДС. Этот способ применяется и при учете материалов по учетным ценам. Отклонения учитываются здесь не на синтетических счетах, а в специальных регистрах текущего учета. Это менее эффективно.

При нарушении условий договора поставки поставщиком покупатель может отказаться от оплаты счета за материалы. По таким счетам поставщиков предприятие не делает никаких записей на балансовых счетах. Материалы, поступившие по этим счетам, предприятие обязано принять на ответственное хранение до распоряжения поставщика о последующем их использовании. Материалы, принятые на ответственное хранение, учитывают по дебету забалансового счета 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение", на складе они хранятся отдельно от материальных ценностей предприятия, и их учет ведется в специальной книге. При возврате их поставщику или переадресации другому покупателю кредитуется счет 002, и делаются соответствующие пометки в книге.

Счета-фактуры являются основанием для начисления НДС. Они учитываются в Книге продаж у поставщика и Книге покупок у покупателя. Суммы НДС, уплаченные поставщикам за материалы, стоимость которых относится на издержки производства, возмещаются из бюджета проводкой Д 68 - К 19.

Рассмотрим учет расхода материалов и списания их в издержки производства. Приобретенные материалы предприятия используют на производственные и непроизводственные нужды. Расход материалов на производство включает их затраты:

- на производстве выпускаемой продукции основных цехов;

- на производство продукции вспомогательных цехов;

- на содержание и ремонт оборудования и других основных средств;

- на общецеховые и общехозяйственные цели;

- на исправление производственного брака.

Расход материалов учитывается отдельно по каждому цеху и общехозяйственному подразделению. Списание израсходованных материалов осуществляется проводкой Д 20, 23, 25, 26 - К 10 в зависимости от целей затрат. Израсходованные материалы внутри каждого счета распределяются по видам продукции или статьям расходов. Расход материалов на непроизводственные цели включает отпуск непромышленным хозяйствам предприятия (Д 29 - К 10), безвозмездную передачу другим предприятиям или продажу на сторону (Д 91 - К 10 - учитывается как расход), выбытие вследствие уничтожения в результате стихийных бедствий и чрезвычайных обстоятельств (Д 99 - К 10 - за счет прибыли).

Все использованные материалы подлежат списанию по их фактической себестоимости. Если материалы оценивались по неизменным учетным ценам, то сначала списываются учетные цены, а потом в конце месяца относящиеся к ним отклонения. Для определения суммы отклонений, подлежащей списанию, определяется средний процент отклонений стоимости материалов от учетных цен, сложившихся за месяц.

Сумма отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам, относящаяся к материалам, использованным в отчетном периоде, списывается со счета 16 на 20, 23, 25, 26. При перерасходе делается дополнительная проводка - Д 20, 23, 25, 26 - К 16. При экономии сторнируется отклонение - Д 20, 23, 25, 26 - К 16 (сторно) (со знаком минус).

Рассмотрим механизм инвентаризации материальных ценностей и учет ее результатов. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности предприятие обязано проводить инвентаризацию материальных ценностей. Количество инвентаризаций, их даты устанавливаются предприятием, кроме случаев, когда она обязательна (передача имущества в аренду, смена материально ответственных лиц, после стихийного бедствия или хищения).

Инвентаризация производится инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия, в присутствии материально ответственного лица и всех членов комиссии. В процессе инвентаризации все материальные ценности пересчитываются и записываются в инвентаризационные описи. Затем бухгалтерия в ведомостях проставляет цены и подсчитывает остатки. На выявленные расхождения в остатках составляются сличительные ведомости. Инвентаризационная комиссия получает объяснения по расхождениям и формулирует свои рекомендации о порядке их регулирования. Принятые решения утверждаются руководителем предприятия и отражаются в бухгалтерском учете.

Порядок отражения в учете результатов инвентаризации установлен Законом о бухгалтерском учете, Положением о бухгалтерском учете и отчетности РФ, Инструкциями к плану счетов, методологическими указаниями. При наличии излишков и недостаточности материальных ценностей предприятие может произвести их взаимный зачет, если они возникли по одному и тому же наименованию материалов (например, краске), за один и тот же инвентаризационный период и у одного и того же материально ответственного лица. В этом случае недостача краски одного цвета может быть списана за счет излишка краски другого цвета. В остальных случаях излишки приходуются (Д 10 - К 99 - рассматривается как дополнительная прибыль отчетного периода).

На сумму недостач учитываются проводки Д 94 - К 10. По дебету счета 94 учитываются все суммы недостач, а по кредиту проводится их списание за счет источников возмещения материального ущерба. Выявленные недостачи, включая НДС, в пределах норм естественной убыли списываются распоряжением руководителя предприятия на издержки производства (Д 25, 26 - К 94). Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц (Д 73.2 - К 94). Взыскание недостач с виновных лиц производится в оценке по розничным ценам. Если розничные цены на какой-либо материал отсутствуют, взыскание недостач производится по балансовой стоимости, увеличенной на установленный повышающий коэффициент.

При отсутствии виновника или отказе суда во взыскании материального ущерба недостача списывается на финансовые результаты организации (за счет прибыли) (Д 99 - К 94). НДС на суммы таких недостач подлежат восстановлению (Д 19 - К 68). Затем суммы НДС списываются за счет прибыли предприятия (Д 99 - К 19) и вносятся в бюджет (Д 68 - К 51).

Система материального учета предприятия ПК «Медведевская ПМК» обеспечивает количественный учет движения материалов через склады предприятия (основной и два запасных), стоимостную оценку запасов: кирпич керамический, кирпич силикатный, раствор, бетон, эмаль, и т.д. Учет материалов, поступающих на склады или выбывающих со складов, ведется с помощью приходных и расходных накладных.

Учет поступивших материалов осуществляется на основе списка поставщиков. При этом общее количество данного вида материала на данном складе соответственно увеличивается. Соответственно при выбытии материала со склада  общее количество данного вида материала уменьшается. Каждое движение материала (поступление, отпуск) должно отражаться в документах в момент его физического выполнения. Однако поскольку учет материальных ценностей производится вручную, неизбежны ошибки и затягивание процесса приема или отгрузки материалов. Все это свидетельствует о необходимости перехода к автоматизированной системе учета материалов.  Основные поставки материалов по ПК «Медведевская ПМК» представлены в таблице 3.

2.4. Сценарий диалога пользователя и описание процесса работы с программой

 

Система материального учета в ПК «Медведевская ПМК» реализована в СУБД Microsoft Access. В данной СУБД базы данных всегда представлены в виде одного файла с расширением .mdb. В нашем случае этот файл имеет название АИС_Учета_Матснабжения_Медвед_ПМК.mdb. Данный файл можно открыть на любом ПК с установленным пакетом Microsoft Access (2003 и выше). После запуска окно СУБД имеет вид (рис. 25):

 

Автоматизация учета материального снабжения предприятия

Рис. 25. Открытие БД АИС_Учета_Матснабжения_Медвед_ПМК.mdb

 

СУБД Access предоставляет возможность пользователю работать со следующими объектами БД (рис. 25): таблицы, запросы, формы, отчеты. Однако пользователю АИС учета материального снабжения ПК «Медведская ПМК» нет необходимости работать напрямую с таблицами БД. Пользовательский интерфейс реализуется с помощью объектов-форм. Примеры всех форм БД представлены на рис. 16-21. Основными формами является Приходная накладная и Расходная накладная. Приходная накладная служит для учета поступивших материалов. Чтобы учесть материалы следует выбрать в выпадающих списках на форме требуемого поставщика, материал, и склад. Затем следует ввести числовые и текстовые значения в следующие поля: Количество, Стоимость, Номер договора, Наименование договора (рис. 26).

 

Рис. 26. Пример заполнения Приходной накладной

 

Чтобы непосредственно учесть поступившие материалы следует нажать кнопку «Учесть поступившие материалы». После нажатия кнопки в случае уникальности номера договора (выступает в качестве первичного ключа) пользователь получает сообщение в виде модального окна (рис. 27).

 

Рис. 27. Сообщение о подтверждении добавления записи

 

В случае нажатия кнопки «Да» соответствующая запись будет добавлена в таблицу ПриходнаяНакладная (рис. 28).

 

Рис. 28. Добавление записи в таблицу ПриходнаяНакладная

 

Как видно на рис. 28, Номер_Склада = 1, Номер_Материала = 9. Данный материал уже имеется на складе № 1 (рис. 29).

 

В этом случае количество поступившего материала будет добавлено к имеющемуся (рис. 31), а перед этим будет выведено сообщение об обновлении соответствующей записи таблицы СкладыМатериалы (рис. 30).

 

Рис. 30. Обновление записи в таблице СкладыМатериалы

 

Рис. 31. Количество материала 9 после учета поступившего материала

 

В случае если данного материала еще нет на данном складе, вместо запроса на обновление записи в таблице СкладыМатериалы (рис. 30), будет выдан запрос на добавление новой записи в таблицу СкладыМатериалы. Аналогичные действия, сопровождаемые аналогичными сообщениями, происходят при оформлении Расходной накладной и, соответственно, списании материалов. В этом случае добавляется новая запись в таблицу РасходнаяНакладная и обновляется соответствующая запись в таблице СкладыМатериалы. Процесс добавления новых материалов, поставщиков и складов подробно проиллюстрирован рис. 17-19 и пояснениями к ним.

Информацию по материальному учету удобно представлять в виде отчетов, которые можно распечатать. Отчеты строятся на основе таблиц или запросов. Так, отчет Все материалы по складам (Приложение 1) строится на основе SQL-запроса Все материалы по складам:

 

SELECT DISTINCT Склады.Наименование, Материалы.Наименование, Материалы.Ед_Измерения, СкладыМатериалы.Количество

FROM ((Склады INNER JOIN СкладыМатериалы ON (Склады.Номер_Склада =  СкладыМатериалы.Номер_Склада))

INNER JOIN Материалы ON (Материалы.Номер_Материала = СкладыМатериалы.Номер_Материала))

 

Данный запрос извлекает информацию о всех материалах с разбивкой по складам. Отчеты Поставщики и Материалы (Приложение 2) построены на основе таблиц Поставщики и Материалы, и представляет информацию обо всех поставщиках ПК «Медведевская ПМК» и поставляемых ими материалах. Отчеты Приходная Накладная и Расходная Накладная (Приложение 3) построены на основе таблиц ПриходнаяНакладная и РасходнаяНакладная.

Заказать диплом

 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить