Автоматизированная система учета заказов на предприятии (диплом: программа (база данных в Access) и пояснительная записка)


СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ    5
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЭРА»    7
1.1. История и организационная структура управления предприятием    7
1.2. Основные технико-экономические показатели    9
1.3. Анализ автоматизации системы учета заказов    11
1.4. Экономическая сущность задачи автоматизации системы учета   заказов    31
2. РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА ЗАКАЗОВ В ООО «ЭРА»    45
2.1. Постановка задачи    45
2.2. Описание входных и выходных данных    49
2.3. Инфологическая модель системы    50
2.4. Даталогическая модель системы    54
2.5. Выбор способа автоматизации    55
2.6. Структура БД системы учета заказов в ООО «Эра»    65
2.6.1. Таблицы    66
2.6.2. Формы    72
2.6.3. SQL запросы    78
2.6.4. Отчеты    81
3. ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ    84
3.1. Выбор метода оценки эффективности    84
3.2. Расчет экономической эффективности    95
ЗАКЛЮЧЕНИЕ    102
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ    104
ПРИЛОЖЕНИЯ    107

 

Введение


С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

- регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

- электронный архив документов;

- согласование и утверждение ОРД;

- контроль исполнения документов и поручений;

- автоматизация договорного процесса;

- управление библиотекой книг (book management);

- библиотека регламентов управленческих процедур;

- оформление командировок;

- организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

- система контроля выполнения должностных инструкций.

Целью данной работы является разработка автоматизированной информационной системы (АИС) учета заказов в ООО «Эра». Для достижения поставленной цели в работе используется СУБД Microsoft Access. Выбор СУБД обусловлен тем, что программный комплекс Access входит  в пакет Microsoft Office и, таким образом, доступен всем пользователям, у кого установлен этот пакет.

В рамках данной работы были поставлены следующие задачи:

-  дать общую характеристику ООО «Эра»;

- спроектировать АИС учета заказов в ООО «Эра»;

- реализовать АИС учета заказов в ООО «Эра» в СУБД Microsoft Access.

 

1.3. Анализ автоматизации системы учета заказов

 

Вопросы автоматизации системы учета заказов следует рассматривать в контексте систем электронного документооборота (СЭД). В настоящее время учет заказов в ООО «Эра» производится вручную, что приводит к большим накладным расходам и ошибкам, связанным с человеческим фактором. Таким образом, в рамках проблемы автоматизации системы учета заказов в ООО «Эра», необходимо ответить на следующие вопросы: 1) в чем выгода систем электронного документооборота? 2) как выбрать СЭД для компании?

Автоматизация документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

Основными задачами внедрения СЭД являются:

- эффективное управление документопотоками на предприятии;

- централизованное хранение документов;

- повышение контроля исполнения работ по документам;

- увеличение продуктивности работы сотрудников;

- облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

- информационная безопасность предприятия.

У сотрудника, которому поручено курирование вопроса автоматизации делопроизводства и документооборота в организации, вместе с постановкой задачи возникает необходимость выбора средства для ее реализации, то есть подходящего программного обеспечения. При выборе системы электронного документооборота следует учитывать несколько важных моментов. Рассмотрим их подробнее.

1. Платформа. Платформа, на которой разработана система электронного документооборота, - важный аспект, влияющий на развитость функционала СЭД. Имеет смысл остановить свой взгляд на той платформе, которая уже имеется в организации. Это, во-первых, поможет пользователям быстрее научиться работе в СЭД, а во-вторых, облегчить этот процесс персоналу, который в дальнейшем будет поддерживать систему. Но если планируется установка «с нуля» или к системе электронного документооборота предъявляются повышенные требования (по надежности, количеству хранимых документов и одновременно работающих пользователей), то стоит обратить внимание на платформы, разработанные специально для использования их в качестве основы для развитых систем автоматизации.

2. Разработчик. Сейчас на российском рынке систем автоматизации присутствуют как западные, так и отечественные компании-разработчики. В больших корпорациях-клиентах со смешанным капиталом чаще всего выбор будет сделан в пользу иностранной компании-разработчика. Но для российского предпринимателя лучше иметь дело с отечественной разработкой, в которой учитываются особенности работы с документами, принятые на территории нашей страны.

Следует обратить внимание на опыт предоставления услуг автоматизации компанией-разработчиком: сколько лет на рынке выбранный поставщик, какую репутацию он имеет, кто его заказчики в вашем регионе, в вашей области деятельности. Также можно посоветовать обратить внимание на то, насколько предлагаемые услуги являются для кампании-разработчика специализированными. В компании, которая занимается автоматизацией большого количества задач, к вам вряд ли будут так же внимательны, как в компании, для которой автоматизация делопроизводства и документооборота является сутью бизнеса.

3. Желательные качества современной СЭД. Современная система электронного документооборота должна быть:

- гибкой (работать как в локальной сети, так и иметь возможность подключения удаленных рабочих мест через Интернет);

- настраиваемой (если изменился порядок обработки документов, то перенастройка в соответствии с новой формой системы не должна занимать много времени);

- функционально полной (работать с разными видами и контурами документооборота);

- работающей с различными программно-аппаратными платформами и операционными системами.

- в идеале - интегрированной с уже используемыми системами.

Основным критерием выбора компании-автоматизатора должен стать предлагаемый ею сервис. Конкуренция в этом секторе рынка столь высока, что реальные преимуществ той или иной системы при первом знакомстве с предлагаемой системой выявить сложно. В этих условиях скорость реакции на запросы, полнота и четкость ответов специалистов службы технической поддержки, а также доброжелательность менеджеров дадут представление об отношении к заказчику.

Теперь необходимо определиться с выбором системы. Можно предложить следующую классификацию СЭД:

- системы автоматизации делопроизводства и документооборота;

- системы управления потоками работ (бизнес-процессами);

- системы организации и управления архивами документов;

- системы электронного управления документами.

Во многом эта классификация условна, так как часть систем обладает функциональностью, позволяющей отнести их сразу к нескольким классам.

Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Каждый производитель систем говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так – заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая решит и эту, и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Рассмотрим рекомендации экспертов, которые помогут избежать многих типичных ошибок:

Совет №1 – определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в Интернете.

Совет №2 – определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

Совет №3 – обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи документооборота в территориально-распределенных организациях.

Совет №4 – выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.

Совет №5 – проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

Совет №6 – не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Вопрос внедрения является логичным продолжением предыдущего – некоторые внедренцы часто говорят, что внедрят систему в кратчайшие сроки, и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.

Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

1. Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение

 

2.6. Структура БД системы учета заказов в ООО «Эра»


Структура БД, созданной в СУБД Access, представлена на рис. 12.

 

Автоматизированная система учета заказов на предприятии

Рис. 12. Структура БД системы

2.6.2. Формы

 

Формы – это средства для просмотра данных из БД, а также они могут использоваться для ввода данных в БД. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Рассмотрим основные формы системы. На рис. 22 представлена форма для расчета итоговой суммы к оплате по заказам.  В поле Номер заказа нужно ввести номер заказа, в поле Счет фактура – задать номер счета фактуры, а также отметить переключатель Оплачен, если счет уже оплачен.

 

Рис. 22. Форма для расчета итоговой суммы к оплате по заказам

 

Далее следует нажать кнопку Провести (выставить) счет к оплате. Обработчик нажатия кнопки написан на языке Visual basic for Applications (VBA), который встроен в СУДБ Access и предназначен для программирования интерфейса. Рассмотрим листинг процедуры обработки нажатия кнопки:

Private Sub Кнопка0_Click()

Dim SQL As String

Dim Zakaz As String

Dim SchetFaktura As String

Dim Data As String

Dim Flag As String

Поле1.SetFocus

Zakaz = Поле1.Text

Поле2.SetFocus

SchetFaktura = Поле2.Text

Data = Str(Date)

If (Переключатель.Value = True) Then Flag = Str(True) Else Flag = Str(False)

SQL = «INSERT INTO Оплата (Счет_фактура, Номер_заказа, Итого, Оплачен, Дата) SELECT « + SchetFaktura + «,» + Zakaz + «, (Заказы.Количество * Товары.Цена + НаселенныеПункты.Доставка + УстановкаЗамена.Стоимость) AS Итого,» + Flag + «,» + «'« + Data + «'« + « FROM ((Заказы INNER JOIN Товары ON Заказы.Код_товара=Товары.Код_товара) INNER JOIN НаселенныеПункты ON Заказы.Код_пункта=НаселенныеПункты.Код_пункта) INNER JOIN УстановкаЗамена ON Заказы.Код_установки_замены=УстановкаЗамена.Код_установки_замены WHERE (((Заказы.Номер_заказа)=« + Zakaz + «) And ((Заказы.Код_товара)=Товары.Код_товара) And ((Заказы.Код_пункта)=НаселенныеПункты.Код_пункта) And ((Заказы.Код_установки_замены)=УстановкаЗамена.Код_установки_замены))»

DoCmd.RunSQL SQL

End Sub


Как видно из листинга процедуры, используется оператор INSERT с подзапросом. Такая сложная конструкция позволяет, с одной стороны,  избавить пользователя от расчета стоимости заказы вручную (стоимость заказа рассчитывается динамически при нажатии кнопки), а с другой стороны, избавляет пользователя от заполнения таблицы Оплата, которая заполняется также динамически и автоматически при нажатии кнопки.

 

После нажатия кнопки, если поля заполнены корректно, СУБД выдает сообщение (рис. 23).

 

Рис. 23. Сообщение СУБД о добавлении записи

 

Таким образом, в таблицу Оплата была добавлена новая запись (рис. 24).

 

Рис. 24. Добавление записи в таблицу Оплата

 

В поле дата автоматически проставляется текущая дата формирования (оплаты) счета.

 

Для добавления клиентов используется форма Добавить клиента (рис. 25).

 

Автоматизированная система учета заказов на предприятии

Рис. 25. Добавление записи в таблицу Клиенты

 

В этой форме также имеется кнопка и процедура обработки нажатия на нее:

3. Оценка экономической эффективности проекта автоматизации

3.1. Выбор метода оценки эффективности

 

Повышение экономической эффективности автоматизированного управления неотделимо от совершенствования управления в целом и представляет собой одно из его направлений. Для автоматизации управления экономическими процессами нужны, по меньшей мере, два условия: степень дифференциации труда должна быть доведена до такого уровня, при котором появляются виды работ, относительно легко поддающиеся механизации; подобного рода работы должны иметь массовый, устойчивый характер, что при наличии больших объемов подобных работ вызовет потребность в увеличении труда работников, их выполняющих.

При автоматизации управленческих операций анализ становится систематическим видом работы, базой для принятия научно обоснованных решений. Наличие требуемой информации, внедрение различных математических и других методов обработки информации, быстродействующая вычислительная техника способствуют достижению эффективных результатов.

Вопрос об экономической эффективности автоматизированного управления многогранен. Было бы неправильным свести его к определению величины затрат, связанных с вводом в действие и функционированием УИС, или окупаемости этих затрат, хотя их также нельзя игнорировать. УИС создаются не ради идеи самой автоматизации. Их появление обосновано потребностями производства. Значит, об экономической эффективности УИС следует судить, прежде всего, с учетом влияния ее на эффективность производства.

Дополнительные затраты на автоматизацию обработки и передачи информации оправданы лишь в том случае, если они поднимают управление на качественно новую ступень. Не всякое воздействие автоматического управления и тем более эффект от него можно выразить количественно.

Улучшение управления путем его автоматизации, оказывающее непосредственное влияние на результаты производства, как правило, поддается количественной оценке, хотя некоторые качественные изменения не могут непосредственно измеряться в каких-то величинах. Так, сложно выявить экономию затрат, достигаемую в результате совершенствования методики или методологии управления.

В этой связи приобретают большое значение попытки выразить эффективность автоматического управления косвенным путем, через показатели, характеризующие результативность производства в целом. Определенность в данном случае достигается тем, что она выступает следствием конкретных изменений, происходящих в управлении и в производстве.

Экономическая эффективность складывается из двух составляющих:

- косвенного эффекта, который, например, характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов, снижением уровня брака в производстве, уменьшением количества рекламаций клиентов, снижением затрат на сырье и материалы, уменьшением сумм штрафов, неустоек и т.д.;

- прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых, стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся:

1) абсолютное снижение трудовых затрат:

 

Список использованных источников

 

1.  Андерсен В.  Microsoft Office Access 2003. Пер. с англ.- М.: АСТ, 2007.- 572 с.
2. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных.- М.: Финансы и статистика, 2003.- 320 с.
3. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем.- М.: Финансы и статистика, 2006.- 351 с.
4. В чем выгода систем электронного документооборота? Как выбрать СЭД для компании? // http://www.bishelp.ru/uprbiz/avto/document.php
5. Внедрение системы электронного документооборота в вопросах и ответах // http://www.mdi.ru/library/analit/edoc.html
6. ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем // СПС КонсультантПлюс
7. ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания // СПС КонсультантПлюс
8. ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы // СПС КонсультантПлюс
9. ГОСТ 34.603-92 Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем // СПС КонсультантПлюс
10. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных.- М.: Мир, 2001.- 252 с.
11. Жданов С.А. Экономические модели и методы управления.- М.: Дело и Сервис, 1998.- 495 с.
12. Информатика. Учебное пособие / Под ред. В.Г. Кирия.- Иркутск:      ИрГТУ, 2006.- 382 с.
13. Как выбрать систему электронного документооборота (СЭД) для компании?  //  http://www.intertrust.ru/analytics/we_in_smi/162/
14. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация.- СПб.: Питер, 2001.- 366 с.
15. Кириллов В.В. Структурированный язык запросов (SQL).- СПб.: ИТМО, 2004.- 80 с.
16. Коцюбинский А.О. 1С: Бухгалтерия 8.0. Учет производственной деятельности и материально-производственных запасов.- М.: Триумф, 2007.- 190 с.
17. Коцюбинский А.О. 1С: Бухгалтерия 8.0. Учет торговых операций.- М.: Триумф, 2007.- 207 с.
18. Кравченко Т.К., Пресняков В.Ф. Информационные технологии управления предприятием. Учебное пособие.- М.: Изд-во ГУ-ВШЭ, 2002.- 440 с.
19. Курилович В. Visual Basic. Полное руководство.- М.: Солон-Пресс, 2006.- 384 с.
20. Лукин С.Н. Visual Basic. Самоучитель для начинающих.- М.: Диалог МИФИ, 2007.- 544 с.
21. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем.- М.: Финансы и статистика, 2004.- 196 с.
22. Мейер М. Теория реляционных баз данных.- М.: Мир, 2003.- 608 с.
23. Моисеенко С.И. SQL. Задачи и решения.- СПб.: Питер, 2006.- 495 с.
24. Основы реляционных баз данных. Пер. с англ.- М.: Вильямс, 2008.- 390с.
25. РД 50-34.698-90 Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов // СПС КонсультантПлюс
26. Робинсон С. Microsoft Access (учебный курс).- СПб.: Питер, 2008.- 393 с.
27. Рязанцева Н. 1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием.- СПб.: БХВ-Петербург, 2008.- 693 с.
28. Сайлер Б., Споттс Д. Использование Visual Basic 6.0.- СПб.: Вильямс. – 2007.- 832 с.
29. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс.- СПб: Питер, 2006.- 640 с.
30. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных.- М.: Мир, 2005.- 287 с.
31. Уилтон П., Колби Д. SQL для начинающих. Пер. с англ.- М.: Диалектика, 2006.- 487 с.
32. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных.- М.: Мир, 2004.- 294 с.
33. Цикритизис Д., Лоховски Ф. Модели данных.- М.: Финансы и статистика, 2005.- 344 с.
34. Что такое СЭД // http://www.doc-online.ru/sed/
35. Электронный документооборот // http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687/
36. Электронный документооборот // http://www.westconcept.ru/ru/funkcionalnye_reshenija/yelektronnyi_dokumentooborot/

 

Заказать диплом

 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить